Verzuimprotocol: wat is het en hoe stel je het op?

Het is maandagochtend, kwart over acht. Een werknemer belt op met het nieuws dat die zich niet lekker voelt en ziek thuisblijft. Wat nu? Bij wie had die melding eigenlijk binnen moeten komen? Wat mag je wel en niet vragen? En wat gebeurt er als de werknemer langer ziek is dan een paar dagen?

Dit soort afspraken leg je vast in een verzuimprotocol. De regels moeten aansluiten bij de stappen uit de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast mag je specifieke afspraken opnemen die passen bij jouw bedrijfscultuur. Maar wat is een verzuimprotocol precies en hoe stel je er zelf een op?

In dit blog:

Wat is een verzuimprotocol?
Wat staat er in een verzuimprotocol?
Verzuimprotocol opstellen in 5 stappen
Het verschil tussen verzuimprotocol, arbobeleid en PSA-beleid
Gratis verzuimprotocol voorbeeld

Wat is een verzuimprotocol?

In een verzuimprotocol staat de procedure bij ziekte. Je legt vast wat de regels zijn voor het contact tussen jou en je zieke werknemer. Zo is voor beide partijen duidelijk wat er verwacht wordt en worden misverstanden voorkomen.

Een verzuimprotocol kun je gemakkelijk zelf opstellen. Wel is het belangrijk dat deze voldoet aan de regels van de Wet verbetering poortwachter. Wij raden aan om een voorbeeld verzuimprotocol te downloaden en aan te passen naar jouw bedrijf.

Is een verzuimprotocol verplicht?

Nee, een verzuimprotocol is niet wettelijk verplicht. Toch is het wel verstandig om er een te hebben. De Wet verbetering poortwachter verplicht je namelijk om het verzuim zo veel mogelijk te beperken en re-integratie te ondersteunen. Met een verzuimprotocol laat je zien hoe je dit doet.

Daarnaast is er nog een belangrijke reden om wel een verzuimprotocol op te stellen. Wanneer jouw werknemer zich niet aan de afspraken over ziekmelden of bereikbaarheid houdt, mag je het loon opschorten als dit schriftelijk vastgelegd is. Zonder een verzuimprotocol waar dit in terugkomt sta je met lege handen.

Wat staat er in een verzuimprotocol?

Een goed verzuimprotocol beschrijft stap voor stap wat er gebeurt vanaf de eerste ziektedag. Onderdelen die je in ieder geval op moet nemen zijn:

Hoe je werknemer zich ziek meldt.
Wat je wel en niet mag vragen bij een ziekmelding.
De bereikbaarheid en het contact tijdens de ziekte.
De rol van de bedrijfsarts.
Het proces bij langdurig verzuim.
De herstelmelding.
Hoe het zit met vakantie en ziekte in het buitenland.
Ziekmelding na een arbeidsconflict.
De sancties als afspraken niet worden nagekomen.

1. Hoe je werknemer zich ziek meldt

In het verzuimprotocol beschrijf je als eerste hoe, bij wie en voor hoe laat jouw werknemers zich ziek moeten melden. Bijvoorbeeld: voor 09.00 uur op de eerste ziektedag bij de directe leidinggevende. Ontvang je liever een appje dan een telefoontje? Zet dit er dan ook duidelijk in.

Leg ook vast wat werknemers moeten doen als de contactpersoon niet bereikbaar is, als ze onder werktijd ziek worden en of ze een collega in moeten lichten om werk over te dragen en afspraken te verzetten.

Let op: volgens de Wet verbetering poortwachter geef je de ziekmelding binnen een week door aan de bedrijfsarts of arbodienst. Het liefste doe je dat binnen 24 uur.

2. Wat je wel en niet mag vragen bij een ziekmelding

Je wil natuurlijk weten wat er aan de hand is met je werknemer. Toch mag je niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Dat is privacygevoelige informatie en alleen bestemd voor de bedrijfsarts. Vertelt de werknemer uit zichzelf wat er aan de hand is? Dan mag je dit niet vastleggen.

Een aantal vragen die je wel mag stellen en die je opneemt in het verzuimprotocol zijn:

Op welk telefoonnummer en (verpleeg)adres is je werknemer beschikbaar?
Hoe lang blijft de werknemer naar verwachting weg?
Welke afspraken en werkzaamheden lopen er nog?
Valt je werknemer onder een vangnetregeling van de Ziektewet? Zo ja, dan mag je niet vragen welke.
Heeft de ziekte te maken met een arbeidsongeval?
Is er sprake van een ongeval waarbij iemand anders aansprakelijk is?

3. De bereikbaarheid en het contact tijdens de ziekte

Is jouw werknemer langer ziek dan enkele dagen? Dan is het goed om regelmatig contact te hebben. Leg in het verzuimprotocol vast hoe en op welke momenten je werknemer bereikbaar moet zijn. Je kunt ook vastleggen hoe vaak en op welke manier er contact is. De Wet verbetering poortwachter schrijft minimaal een keer per zes weken voor.

4. De rol van de bedrijfsarts

In het verzuimprotocol stel je ook de bedrijfsarts voor. Leg uit wat deze doet en hoe het spreekuur werkt. Je werknemers hebben daarnaast het recht om preventief advies te vragen aan de bedrijfsarts, ook als ze niet ziek zijn. In het verzuimprotocol leg je uit hoe dit werkt.

5. Het proces bij langdurig verzuim

Bij langdurig verzuim komt re-integratie om de hoek kijken. Dit is een verantwoordelijkheid van zowel jou als de werknemer. Is jouw medewerkers langer dan zes weken ziek? Dan moeten jullie volgens de Wet verbetering poortwachter verschillende stappen zetten. Vermeld deze in het verzuimprotocol. Beschrijf ook wat er gebeurt als de werknemer volgens de bedrijfsarts weer kan werken, maar dat toch niet lukt.

> Lees ook: 6 re-integratieverplichtingen voor de werkgever

6. De herstelmelding

Als het goed is komt er een moment dat jouw werknemer weer (gedeeltelijk) aan het werk kan gaan. Leg vast hoe en bij wie de medewerker zich beter meldt. Beschrijf hier ook wat jouw werknemer moet doen als deze op de afgesproken datum toch niet kan werken.

7. Hoe het zit met vakantie en ziekte in het buitenland

Vermeld in het verzuimprotocol wat een zieke werknemer moet doen als die op vakantie wil. Wie geeft er toestemming voor en is er advies nodig van de bedrijfsarts? Neem ook op wat een werknemer moet doen als die onverhoopt ziek wordt in het buitenland.

8. Ziekmelding na een arbeidsconflict

Een conflict op het werk is geen ziekte. Beschrijf in het verzuimprotocol hoe je hiermee omgaat. Bijvoorbeeld door samen een oplossing te zoeken met behulp van een mediator. Meldt de werknemer zich toch ziek? Dan beoordeelt de bedrijfsarts of er naast het conflict ook sprake is van ziekte.

9. De sancties als afspraken niet worden nagekomen

Houdt je werknemer zich niet aan de afspraken uit het verzuimprotocol? Of werkt deze onvoldoende mee aan herstel en re-integratie? In het verzuimprotocol leg je vast wat de gevolgen daarvan zijn. Meestal begint dit met een waarschuwing. Verandert er niets? Dan mag je het loon opschorten of zelfs stopzetten. Je legt ook vast wie beoordeelt of de afspraken zijn nagekomen.

Verzuimprotocol opstellen in 5 stappen

Nu je weet welke onderdelen terug moeten komen in het verzuimprotocol kun je hem opstellen. Zo pak je dat aan:

Begin bij de wet: Ga na welke stappen de Wet verbetering poortwachter voorschrijft. Check ook of het cao nog extra regels bevat, bijvoorbeeld over loondoorbetaling.
Bepaal je eigen afspraken: Vul per onderdeel van het verzuimprotocol in hoe het bij jullie bedrijf werkt. Wie is het aanspreekpunt? Welke tijden gelden? Dit is waar een voorbeeld verzuimprotocol je goed mee op weg kan helpen.
Stem af met de bedrijfsarts en ondernemingsraad: De bedrijfsarts of arbodienst checkt of de afspraken in het verzuimprotocol kloppen. Is er ook een ondernemingsraad? Dan heeft deze instemmingsrecht op het verzuimprotocol.
Deel het met je werknemers: Een protocol werkt alleen goed als iedereen hiervan op de hoogte is. Neem het op in het personeelshandboek en bespreek het met de leidinggevenden. Zij zijn vaak het eerste aanspreekpunt.
Houd het actueel: Wetgevingen en jouw organisatie veranderen door de jaren heen. Kijk daarom elk jaar of het verzuimprotocol nog klopt.

Het verschil tussen verzuimprotocol, arbobeleid en PSA-beleid

Naast een verzuimprotocol heb je ook te maken met arbobeleid en PSA-beleid. Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt. Toch zijn het drie verschillende dingen.

Verzuimprotocol: Hierin staat wat er gebeurt als een werknemer ziek is. Het gaat vooral over de aanpak van verzuim.
Arbobeleid: In dit document leg je vast wat je doet voor de veiligheid en gezondheid van je werknemers.
PSA-beleid: Hierin leg je vast wat je doet tegen psychosociale arbeidsbelasting. Denk bijvoorbeeld aan maatregelen tegen hoge werkdruk, gedragsregels tegen pesten en een vertrouwenspersoon waar werknemers terecht kunnen.

Zowel het arbobeleid als het PSA-beleid zijn verplicht en richten zich vooral op het voorkomen van verzuim. Het verzuimprotocol regelt wat je doet als er toch sprake is van verzuim. Samen helpen ze jouw werknemers gezond en duurzaam inzetbaar te houden.

Tip: Bundel alle afspraken in het personeelshandboek. Zo hebben je werknemers één plek waar ze alles terug kunnen vinden. Dat scheelt een hoop vragen.

Gratis verzuimprotocol voorbeeld

Een verzuimprotocol wordt dus op maat gemaakt en verschilt per bedrijf. Wel moet het voldoen aan de Wet verbetering poortwachter. Ga daarom goed voorbereid aan de slag en houd het praktisch en begrijpelijk.

Gelukkig hoef je niet van nul te beginnen. In ons voorbeeld verzuimprotocol staan alle onderdelen al voor je klaar. Je vult hier gemakkelijk je eigen afspraken in.

Verzuimprotocol: wat is het en hoe stel je het op?