Een reorganisatie binnen jouw bedrijf is voor niemand leuk. Het gaat gepaard met onzekerheden voor zowel de werkgever als werknemers. Helaas is het soms onvermijdelijk als een bedrijf wil overleven. Het is daarom belangrijk dat een reorganisatie goed gebeurt. Op deze pagina vertellen we je alles wat je als werkgever of werknemer moet weten over reorganisaties.
De volgende onderwerpen worden behandeld:
- Wat is een reorganisatie?
- Wanneer is iets een reorganisatie?
- Redenen voor een reorganisatie
- Reorganisatie: wat werknemers moeten weten
- Reorganisatie: wat werkgevers moeten weten
- Het belang van outplacement bij reorganisatie
Wat is een reorganisatie?
Een reorganisatie is het opnieuw organiseren van een bedrijf. De definitie van reorganisatie is ook wel een doelbewuste verandering binnen, of van, een organisatie. Denk hierbij aan het anders inrichten van de organisatie(structuur) door het samenvoegen, opsplitsen of zelfs schrappen van afdelingen. Het komt dan helaas ook vrijwel altijd voor dat er ontslagen moeten vallen.
Een reorganisatie kan niet zomaar worden ingevoerd, een werkgever moet hierbij rekening houden met een aantal factoren. Deze lichten we later op deze pagina verder toe.
Wanneer is iets een reorganisatie?
We spreken van een reorganisatie wanneer er doelbewuste veranderingen worden doorgevoerd in de processen, structuur, rollen en/of verantwoordelijkheden van een bedrijf. Enkele kenmerken die kunnen duiden op een reorganisatie zijn:
- Structuurwijzigingen: bijvoorbeeld het samenvoegen van afdelingen, het opsplitsen van teams of het creëren van nieuwe divisies.
- Functie- en rolveranderingen: zoals een verschuiving van rollen, verantwoordelijkheden en taken. Hierbij kunnen er nieuwe rollen komen, herdefinities van functiebeschrijvingen of functies gecombineerd worden.
- Herziening van processen: om processen te stroomlijnen en efficiënter te werken kunnen er wijzigingen worden aangebracht in de manier waarop deze worden uitgevoerd.
- Een verandering in management: bijvoorbeeld het benoemen van nieuwe leidinggevenden, een herstructurering van managementlagen of nieuwe rapportagelijnen.
- Een impact op het personeel: denk aan een wijziging in de personeelsbezetting waarbij er functies vervallen en ontslagen vallen.
- Of strategische doelen: zoals kostenbesparingen, groeiplannen, marktaanpassingen of een verbetering van de concurrentiepositie.
Het is goed om te weten dat niet alle veranderingen binnen een bedrijf op een reorganisatie kunnen duiden. Zo zijn aanpassingen zoals routinematige veranderingen en dagelijkse optimalisaties geen reorganisatie.
Redenen voor een reorganisatie
Wanneer er een reorganisatie is aangekondigd bij jouw bedrijf komt dit niet zomaar uit de lucht vallen. Er zijn altijd redenen waarom er gereorganiseerd moet worden. Enkele veel voorkomende zijn:
- Veranderende marktomstandigheden.
- Kostenbesparingen.
- Groei en schaalvergrotingen.
- Technologische veranderingen.
- Een verbetering van de communicatie en samenwerking.
- Een herpositionering van strategische focus.
- Een reactie op financiële uitdagingen.
- Een overname of fusie.
Vaak is er echter niet één bepaalde reden waarom er een reorganisatie aan de orde is. Het komt namelijk vaak voor dat verschillende omstandigheden gecombineerd plaatsvinden.
Reorganisatie: wat werknemers moeten weten
Een reorganisatie gaat gepaard met veel veranderingen en onzekerheden. Zo kun je te maken krijgen met verschillende gevolgen. We bespreken hieronder alles wat jij als werknemer moet weten.
De gevolgen van een reorganisatie
Eventuele gevolgen waar jij als werknemer mee te maken kan krijgen bij een reorganisatie zijn onder andere:
- Een overplaatsing: bij een overplaatsing behoud jij dezelfde functie die je nu hebt, alleen ga je die uitvoeren op een andere locatie. Soms zijn afspraken gemaakt in de cao en de individuele arbeidsovereenkomst over de gevolgen van een overplaatsing. Wanneer dit niet het geval is, worden de afspraken over eventuele verhuiskosten, hogere reiskosten en een langere reistijd opgenomen in een sociaal plan.
- Verandering van secundaire arbeidsvoorwaarden: krijg jij een nieuwe baan? Dan betekent dit een verandering van secundaire arbeidsvoorwaarden. Naast letten op het loon, is het belangrijk om hierbij te letten op het pensioen en de reiskostenvergoeding.
- Een ontslag: een werkgever kan er ook voor kiezen om je met een vast contract te ontslaan bij een reorganisatie. In de paragraaf hieronder lees je hier meer over.
- En/of outplacement: bij outplacement word je begeleid bij het vinden van een nieuwe en passende baan door een professioneel outplacementbureau.
Mag ik bij een reorganisatie ontslagen worden met een vast contract?
Ja, bij een reorganisatie mag je ontslagen worden met een vast contract. Jouw werkgever moet hierbij wel aan strikte voorwaarden voldoen. Zo moet er een ontslagvergunning aangevraagd worden en moet er een goede reden voor het ontslag zijn.
Wat als mijn functie komt te vervallen tijdens een reorganisatie?
Wanneer jouw functie komt te vervallen bij een reorganisatie, betekent dit niet meteen dat je ontslagen wordt. Jouw werkgever kan ook een functiewijziging voorstellen. Goed om te weten is dat jouw werkgever je niet zomaar van functie mag laten veranderen. Dit kan alleen wanneer jij het ermee eens bent en er een zwaarwegend bedrijfsbelang voor is. De uitzondering hierop is wanneer er een wijzigingsgebied is opgenomen in jouw arbeidsovereenkomst. Daarnaast moet de nieuwe functie passend zijn bij jouw niveau en vaardigheden en moeten het salaris en de arbeidsvoorwaarden vergelijkbaar zijn met jouw huidige functie.
Je mag een passende functie ook weigeren. Dit is echter niet zonder consequenties. Wanneer je dit doet is er namelijk sprake van ernstig verwijtbaar handelen. Als gevolg hiervan heb je geen recht op de transitievergoeding en WW-uitkering. Daarnaast zul je vrijwillig werkloos worden. Het weigeren van een passende functie is daarom erg nadelig.
Wil je alsnog liever niet akkoord gaan met de functiewijziging? Dan raden wij aan om in gesprek te blijven met jouw werkgever over andere opties, zoals een beëindiging van de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden of het volgen van een outplacementtraject.
De transitievergoeding bij een reorganisatie
Een van jouw rechten bij ontslag door een reorganisatie is het recht op een transitievergoeding. Dit is een vergoeding die je helpt bij de overgang naar ander werk. Je kunt het bijvoorbeeld inzetten voor een opleiding of omscholing. Jouw werkgever is verplicht deze te betalen.
De hoogte van de transitievergoeding bij een reorganisatie is afhankelijk van het aantal dienstjaren en jouw salaris. Dit is zelf te berekenen, de vergoeding bedraagt namelijk een derde maandsalaris per gewerkt jaar. Of bereken het met onze Transitievergoeding rekentool.
WW-uitkering bij een reorganisatie
Naast een transitievergoeding heb je recht op een WW-uitkering. Dit helpt je het verlies aan inkomen tussen twee banen op te vangen. De precieze duur en hoogte van de uitkering hangt af van jouw individuele situatie. Als werknemer moet jij zelf de WW-uitkering aanvragen, vervolgens krijg je deze uitgekeerd via het UWV.
Reorganisatie: wat werkgevers moeten weten
Wanneer er sprake is van een reorganisatie betekent dit niet alleen een verandering voor het bedrijf, maar ook voor jouw werknemers. Zo zijn ze ineens onzeker of ze hun baan wel kunnen behouden. Daarom is het verstandig om een reorganisatie goed aan te pakken. Hieronder bespreken we alles wat belangrijk is om te weten als werkgever wanneer er een reorganisatie aan de orde is.
Het onderbouwen van een reorganisatie
De onderbouwing van een reorganisatie is een essentiële stap om te zorgen dat de benodigde veranderingen zinvol en rechtvaardig zijn. Daarnaast zorgt het ervoor dat alle belanghebbende begrijpen waarom de reorganisatie nodig is. De verschillende onderbouwingen per situatie hebben we hieronder voor je op een rijtje gezet:
- Verslechtering van de financiële situatie: Om kosten te besparen kunnen werknemers ontslagen worden. Dit moet je onderbouwen bij het UWV. Deze onderbouwing is ook handig wanneer een werknemer in onderhandeling gaat over hun ontslag. Deze onderbouwing kun je doen door financiële gegevens te laten zien.
- Werkvermindering: In dit geval is er niet genoeg werk voor de mensen die je in dienst hebt. Belangrijk is om in dit geval te laten zien wat de oorzaak ervan is, zoals een overzicht van de omvang van werkzaamheden in de komende weken en wat je al hebt gedaan om te zorgen voor meer werk.
- Organisatorische of technologische ontwikkelingen: Werkplekken kunnen komen te vervallen door automatisering van bedrijfsprocessen of een andere inrichting van de organisatiestructuur. Dit kun je onderbouwen door informatie te verzamelen over de specifieke ontwikkelingen die plaatsvinden.
Vraag advies aan de ondernemingsraad (OR) bij een reorganisatie
De rol van de ondernemingsraad bij een reorganisatie is het geven van advies. Als werkgever ben je verplicht om dit schriftelijk aan te vragen. Doe dit als de reorganisatie nog een voorgenomen besluit is en dus nog niet definitief. Op die manier kun je het advies nog uitvoeren. Daarnaast moet je ten minste één keer overleggen met de ondernemingsraad over de reorganisatie. Vraag daarom het advies tijdig aan.
Het advies dat de OR geeft over de reorganisatie hoeft niet per se positief te zijn. Het kan ook een negatief en/of voorwaardelijk advies zijn. Neem het advies dus goed door om te kijken of het geheel of gedeeltelijk overgenomen moet worden. Wanneer er een alternatief voorgesteld wordt en je dit niet overneemt, moet je verplicht uitleggen waarom niet. Dit geldt ook wanneer je het definitieve besluit (deels) niet overneemt.
Maak een reorganisatieplan
Een reorganisatieplan heb je nodig voordat je advies over de reorganisatie kan vragen aan de ondernemingsraad. Daarnaast is het essentieel om de reorganisatie in goede banen te leiden. Het is in andere woorden ook wel een plan van aanpak en bevat onder andere:
- Het doel van de reorganisatie.
- De huidige situatie.
- De keuzes over de invulling van de reorganisatie.
- Het tijdspad van de reorganisatie
- Of er een sociaal plan komt.
- De manier van ontslag die je wil hanteren.
Belangrijk is ook om feedback te vragen op het reorganisatieplan. Vraag hier verschillende soorten medewerkers voor en zowel leidinggevende als gewone werknemers en oud als jong. Zo weet je wat er leeft in jouw bedrijf en welke vragen er zijn. Communiceer daarnaast wekelijks over de voortgang van de uitvoering van het plan. Zo voorkom je een negatieve sfeer en voorkom je een verminderde productiviteit.
Een sociaal plan opstellen
Om de gevolgen van een reorganisatie te verzachten voor jouw werknemers, kan er een sociaal plan opgesteld worden. Hierin staan de maatregelen die jij neemt om de sociale en financiële gevolgen van een reorganisatie op te vangen. Daarnaast staan de rechten van werknemers erin. Zo'n plan is niet verplicht, maar wordt in de meeste gevallen wel opgesteld omdat het voor elke werknemer geldt. Zaken die onder andere terugkomen in een sociaal plan zijn:
- De volgorde van ontslag.
- Op welke manier de werknemers begeleid worden naar nieuw werk (bijvoorbeeld via een outplacementtraject).
- De regels die gelden rondom de opleidingen van werknemers.
- Hoe lang werknemers op jouw kosten mogen zoeken naar nieuw werk.
- De hoogte van de transitievergoeding.
Hoe communiceer ik een reorganisatie?
Een reorganisatie gaat gepaard met veel onzekerheden en vragen bij werknemers. Daarom is het belangrijk om de communicatie bij een reorganisatie vanaf het begin goed aan te pakken. Hiermee laat je zien oog te hebben voor je werknemers. De communicatie van een reorganisatie kan je aanpakken door:
- Te zorgen voor een logisch en goed communicatieplan.
- Persoonlijke gesprekken te plannen met werknemers die ontslagen worden.
- Vervolgens kan je de reorganisatie communiceren naar de rest van je werknemers. Leg hierbij uit waarom deze nodig is en wat de effecten ervan zullen zijn.
- Werknemers op de hoogte te houden tijdens de reorganisatie.
Daarnaast is het belangrijk om transparant te zijn naar jouw werknemers toe. Zo weten werknemers wat ze kunnen verwachten, neem je onzekerheden weg en behoud je het vertrouwen van jouw werknemers.
De functie van een werknemer komt te vervallen bij de reorganisatie
Wanneer jouw bedrijf moet reorganiseren, komt het vaak voor dat er functies vervallen. Dit betekent niet direct dat er werknemers ontslagen worden. Jij kan namelijk ook een functiewijziging voorstellen aan je werknemer. Goed om te weten is, is dat het wijzigen van een functie alleen kan wanneer de werknemer het hiermee eens is en er een zwaarwegend bedrijfsbelang is. De uitzondering hierop is wanneer er een wijzigingsgebied is opgenomen in de arbeidsovereenkomst van de werknemer.
Daarnaast moet de nieuwe functie passend zijn voor jouw werknemer. Dit betekent dat het past bij zijn of haar vaardigheden en ervaring en dat het salaris en de arbeidsvoorwaarden vergelijkbaar zijn.
Jouw werknemer mag een passende functie ook weigeren. Dit is echter niet zonder consequenties. Er is in dat geval namelijk sprake van ernstig verwijtbaar handelen. Dit betekent dat de werknemer geen recht heeft op de transitievergoeding en WW-uitkering. Het weigeren van een functie is dus erg nadelig voor de werknemer en zal daarom niet vaak voorkomen.
Toch kan het zo zijn dat jouw werknemer liever niet akkoord gaat met de functiewijziging. In dat geval raden wij aan om in gesprek te blijven met de werknemer en andere opties aan te bieden. Hierbij kun je denken aan een beëindiging van de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden of het aanbieden van een outplacementtraject.
Werknemers ontslaan bij een reorganisatie
Het komt helaas vaak voor dat er ontslagen vallen bij een reorganisatie. Als werkgever moet je aan bepaalde voorwaarden voldoen voordat je werknemers daadwerkelijk mag ontslaan. Deze voorwaarden zijn onder andere:
- Je moet kunnen bewijzen dat de reorganisatie nodig is.
- Je mag niet zomaar werknemers met een vast contract ontslaan bij een reorganisatie. Hier moet je een goede reden voor hebben en bewijs voor aanleveren bij het UWV.
- Je moet gebruik maken van de juiste volgorde van ontslag. Dit wordt ook wel het afspiegelingsbeginsel genoemd.
- Er zijn geen andere passende functies beschikbaar.
- De arbeidsovereenkomst wordt op tijd opgezegd.
- Er wordt niemand anders voor dezelfde functie aangenomen.
- Binnen vier weken wordt de arbeidsovereenkomst opgezegd, anders is de toestemming vanuit het UWV niet meer geldig.
- Als laatste moet jij je houden aan de regels uit de CAO.
Hoe bepaal je welke werknemers ontslagen worden?
Er zijn verschillende manieren om te bepalen welke medewerkers je uiteindelijk zal behouden en welke helaas ontslagen worden. Zo is er bijvoorbeeld het afspiegelingsbeginsel, het mens volgt werk principe en selectie en matching.
- Het afspiegelingsbeginsel: deze bepaalt de volgorde waarin jij werknemers moet ontslaan en is een wettelijke verplichting. De bedoeling is om ervoor te zorgen dat de leeftijdsopbouw binnen een bepaalde functie voor en na ontslag zoveel mogelijk gelijk blijft. Werknemers worden ingedeeld in verschillende leeftijdsgroepen. Vervolgens wordt er gekeken welke werknemers het kortste dienstverband hebben. Deze worden als eerste ontslagen. Om te weten hoeveel medewerkers je per leeftijdsgroep moet ontslaan, wordt het percentage van de werknemers per leeftijdsgroep vermenigvuldigd met het aantal mensen dat ontslagen moet worden.
- Het mens volgt werk principe: bij dit principe hebben jouw werknemers recht op hun functie wanneer deze blijft bestaan.
- Selectie en matching: hierbij kijk je wie er voor een specifieke (nieuwe) functie geschikt is. Deze werknemer kun je in dat geval behouden. Wel kunnen er nieuwe arbeidsvoorwaarden gaan gelden voor deze nieuwe functie.
Goed om te weten is dat je in sommige situaties mag afwijken van het afspiegelingsbeginsel. Dit is het geval wanneer je jouw bedrijf moet sluiten.
Collectief ontslag bij een reorganisatie
We spreken van een collectief ontslag wanneer er meerdere ontslagen tegelijk vallen binnen jouw bedrijf. Voordat hier sprake van is, moet het ontslag aan drie voorwaarden voldoen:
- Het dienstverband van twintig of meer werknemers wordt beëindigd binnen een periode van drie maanden.
- De ontslagen vinden plaats vanwege bedrijfseconomische redenen.
- Alle werknemers die ontslagen worden, zijn werkzaam binnen één district van het UWV WERKbedrijf.
Wanneer er inderdaad sprake is van collectief ontslag zal de Wet melding collectief ontslag in werking treden. Hierbij moeten vakbonden, het UWV en de OR op de hoogte gesteld en geraadpleegd worden bij de reorganisatie. De vakbond leg je vervolgens uit waarom de ontslagen noodzakelijk zijn. Wanneer jij dit niet naleeft kunnen jouw werknemers het ontslag terugdraaien.
Het ontslag communiceren
Het is belangrijk dat je de ontslagen werknemers persoonlijk informeert over hun ontslag, bij voorkeur in een persoonlijk gesprek. Tijdens dit gesprek luister je naar je werknemers en laat je zien dat je er voor ze bent. In dit gesprek kun je ze ook hulp aanbieden in de vorm van outplacement.
Daarnaast is het belangrijk om voor een persoonlijk afscheid te zorgen. Geef de ontslagen werknemers bijvoorbeeld een handgeschreven kaartje met een bedankje.
De rechten van werknemers bij ontslag door een reorganisatie
Wanneer jij één of meerdere werknemers wil ontslaan en aan de voorwaarden voldoet is de volgende stap het vragen van toestemming voor het ontslag bij het UWV. Uitzonderingen hierop zijn:
- Wanneer de werknemer de AOW-leeftijd heeft bereikt.
- Als de werknemer een particuliere huishoudelijke hulp is die minder dan 4 dagen per week werkt.
- Als er sprake is van een faillissement.
Als werkgever is het bij een reorganisatie ook gebruikelijk dat je onderhandelt met de vakbonden over een sociaal plan. Hierin worden afspraken vastgelegd over de gevolgen van een reorganisatie voor jouw werknemers en hun rechten bij ontslag door een reorganisatie. Zo hebben ze onder andere recht op een transitievergoeding en WW-uitkering.
Transitievergoeding bij reorganisatie
De transitievergoeding is een vergoeding die jouw ontslagen werknemers helpt tijdens de overgang naar nieuw werk. Zij kunnen dit bedrag bijvoorbeeld gebruiken voor een opleiding of omscholing.
Als werkgever ben jij verplicht om de transitievergoeding te betalen. De hoogte hiervan is afhankelijk van het aantal dienstjaren en het salaris van de ontslagen werknemer. Ben je benieuwd wat je precies moet betalen? Je rekent het gemakkelijk uit met onze rekentool.
WW-uitkering bij reorganisatie
Om ontslagen werknemers te helpen wanneer ze tijdelijk werkloos zijn, hebben ze recht op een WW-uitkering. Deze voorziet tijdelijk in een deel van het inkomen terwijl jouw werknemers op zoek zijn naar een nieuwe baan. Deze uitkering moeten jouw werknemers zelf aanvragen en hier hoef jij als werkgever niks voor te doen.
Het belang van outplacement bij reorganisatie
Vallen er ontslagen vanwege een reorganisatie? Dan wil je als werkgever vanuit goed werkgeverschap natuurlijk dat ontslagen werknemers goed terechtkomen. Dit is waar outplacement bij reorganisatie kan helpen. Als ontslagen werknemer kan je ook besluiten om zelf een outplacementtraject te volgen.
Een outplacementtraject is een speciaal begeleidingstraject dat ontslagen werknemers helpt om zo snel mogelijk een nieuwe baan te vinden bij een andere werkgever. Hierbij worden verschillende fases doorlopen om te komen tot een nieuwe, passende baan. In afstemming met een persoonlijke coach wordt er bepaald hoe het traject er exact uit gaat zien.
De kosten voor een outplacementtraject zijn voor de werkgever, maar in samenspraak met de werknemer kan hier ook een deel van de transitievergoeding voor worden ingezet.
Groepsoutplacement bij collectief ontslag
Wanneer er helaas sprake is van een collectief ontslag kan een werkgever ervoor kiezen om groepsoutplacement aan te bieden. Hierbij kunnen werknemers samen het ontslag verwerken, elkaar ondersteunen en motiveren bij het vinden van een nieuwe baan. Bij groepsoutplacement zijn de trainingen veelal in groepsverband en de coachingsgesprekken individueel.
Een outplacementtraject bij CareerAdvisor
CareerAdvisor is een outplacementbureau dat het geluk en succes van werknemers centraal stelt. Onze coaches zetten zich vol enthousiasme in bij het vinden van een passende nieuwe baan. Benieuwd naar de mogelijkheden en wat we voor jou kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op of download onze gratis outplacement brochure.
