Zieke werknemer? Dit zijn jouw verplichtingen als werkgever

Een van je werknemers meldt zich ziek. Vervelend voor je werknemer, maar ook voor jou als werkgever. Want naast dat je moet zoeken naar een vervanger, krijg je ook te maken met flink wat wettelijke verplichtingen als jouw werknemer langdurig ziek is. Zo bepaalt de Wet Verbetering poortwachter namelijk dat jij en je werknemer samen verantwoordelijk zijn voor de re-integratie.

In dit blog vertellen wij je wat er precies van jou verwacht wordt. Vanaf de eerste ziektedag van een werknemer tot het moment dat deze weer volledig aan het werk kan.

In dit blog:

Dit moet je regelen bij een zieke werknemer
Mag je een zieke werknemer ontslaan?
Tips om ziekteverzuim te voorkomen
Welke verplichtingen heeft de werknemer?
Re-integratie bij ziekte

Dit moet je regelen bij een zieke werknemer

Zodra een werknemer zich ziek meldt moet je hen ziekmelden bij de arbodienst. Is de werknemer langer ziek dan een paar dagen? Dan zul je steeds meer moeten regelen. In onderstaand stappenplan vertellen wij je wat je op welk moment moet regelen.

Week 1 - Meld de ziekte bij de arbodienst

Nadat jouw werknemer zich ziek heeft gemeld moet jij dit binnen 1 week doorgeven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Vanaf dat moment ben je al verplicht om samen met jouw werknemer aan de slag te gaan met de re-integratie.

Goed om weten: je mag vanwege privacyredenen jouw werknemer nooit vragen naar de reden van ziekte. Wel mag je vragen wanneer jouw werknemer verwacht weer te kunnen werken.

Week 6 - Probleemanalyse en Plan van aanpak

Wanneer jouw werknemer 6 weken of langer ziek is stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Hier staat in vermeld wat jouw werknemer wel of niet kan, zonder medische details zodat het vertrouwelijk blijft. Op basis hiervan stellen jij en je werknemer samen een Plan van aanpak op met afspraken over de re-integratie.

Elke 6 weken - Voortgang bespreken en dossier bijhouden

Vanaf 6 weken ziekte moet je als werkgever verplicht een re-integratiedossier bijhouden. Hierin bewaar je alle relevante documenten en gegevens rondom het verzuim en de re-integratie. Daarnaast moet je minimaal elke 6 weken de voortgang bespreken met je werknemer en het Plan van aanpak zo nodig bijstellen. Kom je er onderling niet uit over de aanpak? Dan kan je bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen.

Week 42 - Meld de ziekte bij het UWV

Op de eerste werkdag na de 42e ziekteweek meld jij je werknemer ziek bij het UWV, dit heet de 42e-weeksmelding. Loopt in deze periode het contract van de zieke werknemer af? Dan meld je dit op de laatste werkdag bij het UWV.

Na 1 jaar - Eerstejaarsevaluatie

Na het eerste ziektejaar evalueer je samen met jouw werknemer de re-integratie tot dat moment. Je bespreekt onder andere of de afspraken uit het Plan van aanpak nog voldoen en kijken vooruit naar het komende jaar.

Na 20 maanden - Re-integratieverslag

Na 20 maanden stel je samen met je werknemer een re-integratieverslag op. In dit verslag moet een volledig en gedetailleerd overzicht terugkomen van alle re-integratieactiviteiten en inspanningen gedurende de ziekteperiode. Aan de hand hiervan beoordeelt het UWV vervolgens of zowel jouw werknemer als jij voldoende inspanningen hebben geleverd.

Na 2 jaar - Einde loondoorbetaling en WIA-beoordeling

Tijdens ziekte van een werknemer betaal je minimaal 70% van het laatstverdiende loon door (tenzij in de cao een hoger percentage afgesproken is). Na 2 jaar ziekte mag je de loondoorbetaling beëindigen en volgt er een WIA-beoordeling. Wanneer het UWV vindt dat jij als werkgever te weinig hebt gedaan om je werknemer weer aan het werk te krijgen, kan er bepaald worden dat je het loon nog maximaal 1 jaar langer door moet betalen.

Mag je een zieke werknemer ontslaan?

Nee, een zieke werknemer mag je niet zomaar ontslaan. Gedurende de eerste 104 weken (2 jaar) van arbeidsongeschiktheid geldt er een opzegverbod. Deze is er niet voor niks. Het beschermt jouw werknemer tegen ontslag op het moment dat diegene kwetsbaar is en zich moet kunnen richten op herstel en re-integratie.

Wel zijn er enkele uitzonderingen waarbij ontslag tijdens ziekte toch mogelijk is:

Tijdens de proeftijd.
Bij ontslag op staande voet (hier moet wel een goede reden voor zijn).
Bij faillissement van het bedrijf.
Als jij besluit volledig te stoppen met je bedrijf.
Bij ontslag vanwege een reorganisatie.
Na 2 jaar ziekte, tenzij je loonsancties van het UWV krijgt opgelegd.
Wanneer jouw werknemer niet meewerkt aan de re-integratie, zonder goede reden.
Als jouw werknemer ziek wordt nadat je al een ontslagaanvraag naar het UWV hebt gestuurd.
Bij frequent ziekteverzuim van een werknemer die moeilijk te vervangen is en waarbij de ziekmeldingen onaanvaardbare schade voor je bedrijf veroorzaken.

Kom je samen met jouw werknemer tot de conclusie dat een vertrek toch de beste oplossing is? Dan is dit mogelijk in goed overleg en met wederzijds goedvinden. Jouw werknemer krijgt in dat geval een vaststellingsovereenkomst bij ziekte aangeboden.

Tips om ziekteverzuim te voorkomen

Naast de verplichtingen die je als werkgever hebt bij ziekmelding van een werknemer, heb je ook de verplichting om ziekteverzuim zoveel mogelijk te voorkomen. Daarnaast kost een zieke werknemer je al snel tussen de 200 en 400 euro per dag. Genoeg redenen om verzuim zoveel mogelijk te voorkomen dus. Om je op weg te helpen delen we 5 tips om ziekteverzuim binnen jouw organisatie te voorkomen.

Voldoe aan de Arbeidsomstandighedenwet: Zorg ervoor dat je een basiscontract hebt afgesloten met een arbodienstverlener, dat de bedrijfsarts toegang heeft tot de werkvloer en je werknemers gebruik kunnen maken van een open spreekuur.
Stel een actueel Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E), inclusief Plan van aanpak, op: Hiermee breng je de risico's op de werkvloer in kaart en weet je precies waar je jouw aandacht aan moet besteden.
Bied werknemers periodiek een Preventief medisch onderzoek (PMO) aan: Op deze manier kun je vroegtijdig gezondheidsklachten signaleren, nog voordat iemand uitvalt.
Stel een duidelijk verzuimprotocol op: Maak de regels rondom ziekmelding bekend bij werknemers via een helder verzuimprotocol. Zo weet iedereen wat er van hen wordt verwacht.
Blijf contact houden met zieke werknemers:Valt er toch een werknemer uit vanwege ziekte? Blijf dan ook tijdens de ziekteperiode in contact met hen. Oprechte betrokkenheid vanuit jou draagt niet alleen bij aan een prettiger herstel, maar vergroot ook de kans op een succesvolle terugkeer.

>> Lees ook: Wat is verzuimpreventie?

Welke verplichtingen heeft de werknemer?

Niet alleen jij als werkgever hebt verplichtingen rondom ziekte, maar ook jouw werknemer heeft deze wanneer die zich ziek meldt. In het kort moet de werknemer de organisatieregels rondom verzuim opvolgen, bereikbaar blijven, zich houden aan redelijke re-integratievoorschriften en actief meewerken aan de re-integratie.

Re-integratie bij ziekte

Wanneer jouw werknemer langdurig ziek is en het niet duidelijk is hoelang dit zal gaan duren, ben je verplicht om een re-integratietraject te starten. Dit traject kan op twee manieren verlopen.

Re-integratie spoor 1: Het 1e spoor re-integratietraject start doorgaans na 6 weken van ziekte en richt zich op de terugkeer naar werk binnen jouw bedrijf. Zo kan jouw werknemer na ziekte weer aan de slag gaan in hun eigen functie, aangepast werk of in een andere functie binnen het bedrijf.
Re-integratie spoor 2: Kan jouw werknemer na ziekte niet terugkeren naar hun eigen (aangepaste) functie of een andere functie binnen het bedrijf? Dan wordt re-integratie 2e spoor ingezet. Hierbij gaat de werknemer op zoek naar passend werk bij een andere werkgever.

Een succesvolle re-integratie met CareerAdvisor

CareerAdvisor is een re-integratiebureau dat met veel enthousiasme werknemers helpt bij de terugkeer naar werk na langdurige ziekte. De wensen en behoeften van jouw werknemers staan hierbij centraal. Wij zijn pas succesvol wanneer een werknemer weer goed bij jou aan de slag is of tevreden is met hun nieuwe baan. Meer weten over onze 1e en 2e spoor re-integratietrajecten? Neem vrijblijvend contact met ons op of download onze gratis re-integratie 2e spoor checklist.